Configurazione posta elettronica: Guida definitiva

In questa guida ti spiegherò come funziona la posta elettronica, come configurarla, come applicarla nel tuo sito WordPress, utilizzarla per mail marketing e tutti gli accorgimenti che devi considerare affinché non vada nella cartella indesiderata del destinatario o finire in qualche balcklist. Sono Piero Delfino, web master freelance e ti prometto che se leggerai con attenzione questo articolo riuscirai a impostare la tua posta elettronica senza alcun problema, in alternativa puoi contattarmi e lo farò io per te.

Che cos’è la posta elettronica?

La posta elettronica (e-mail) è un mezzo per scambiare messaggi (“posta”) tra individui.
Gli attuali server di posta elettronica dipendono da un modello store-and-forward (le mail vengono depositate in un server che poi le invia alla casella mail di destinazione). Né i client né i loro PC devono essere online contemporaneamente; bisogna connettersi ad una interfaccia webmail per inviare o ricevere messaggi e infine scaricarli.
Inizialmente l’e-mail era un mezzo di scambio di solo testo ASCII (American Standard Code for Information Interchange, Codice Standard Americano per lo Scambio di Informazioni), modificata inseguito da Multipurpose Internet Mail Extensions(MIME, standard di internet che estende la definzione del formato della posta elettronica) per trasmettere il testo in altri set di caratteri visivi e sonori.
I messaggi di posta elettronica Web comprendono due segmenti: “intestazione” e “corpo”. Questi sono noti come “contenuto”. L’intestazione è organizzata in campi, ad esempio Da, A, CC, Oggetto, Data e altri dati sull’e-mail.
Il corpo contiene il messaggio come contenuto non strutturato. L’intestazione è isolata dal corpo da una linea chiara.

Come funziona la posta elettronica?

Quella che segue è una tipica sequenza di eventi che si verifica quando il mittente “Paolo” trasmette un messaggio utilizzando un Mail User Agent (MUA, client di posta elettronica) all’indirizzo di posta elettronica del destinatario.

Operazione di posta elettronica:

1.  Il MUA formatta il messaggio in formato e-mail e utilizza il protocollo di invio, tramite il protocollo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), per inviare il contenuto del messaggio all’agente di invio della posta locale (MSA), in questo caso smtp.delivery.org.
2. L’MSA (Message submission agent, Agente di invio del messaggio) determina l’indirizzo di destinazione fornito nel protocollo SMTP (non dall’intestazione del messaggio) in questo caso, [email protected] – che è un indirizzo di dominio completo (FQDA – Fully qualified domain address). La parte prima del segno @ è la parte locale dell’indirizzo, spesso il nome utente del destinatario, e la parte dopo il segno @ è un nome di dominio. MSA risolve il nome di dominio completo del server di posta nel Domain Name System (DNS, sistema nomi di dominio).
3. Il server DNS per il dominio recipient.org (ns.recipient.org) risponde con tutti i record MX che elencano i server di scambio di posta per quel dominio, in questo caso mx.recipient.org, un server dell’agente di trasferimento dei messaggi (MTA) eseguito dall’ISP del destinatario.
4. smtp.delivery.org invia il messaggio a mx.recipient.org utilizzando SMTP. Questo server potrebbe dover inoltrare il messaggio ad altri MTA (Mail transfer Agent) prima che il messaggio raggiunga l’agente di recapito finale (MDA, Mail Delivery Agent).
5. L’MDA lo consegna alla casella di posta dell’utente “Marco”.
6. Il MUA di “Marco” raccoglie il messaggio utilizzando il protocollo POP3 (Post Office Protocol) o il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol).

Come usare la posta elettronica

Per poter utilizzare la posta elettronica ci sono 2 modi: tramite web o con l’ausilio di un client di posta.
Una volta registrato un account gratuito tramite i servizi disponibili sul web (Gmail, Outlook, Libero, Yahoo Mail, etc..) o utilizzando un servizio a pagamento che ti permette di operare con il proprio dominio, puoi gestire la tua posta elettronica accedendo via web o configurando un client di posta elettronica, integrato con il tuo pc o scaricando software appositi (es Outlook di Microsoft).

Come configurare la posta elettronica

Una volta scaricato il software, procedi con la configurazione email dell’account compilando i campi richiesti:

• Server di posta in entrata (POP3 o IMAP) e la relativa porta;
• Server di posta in uscita (SMTP) e la relativa porta;
• Username ( di solito è il tuo indirizzo email);
• Password;

Se tutto è andato a buon fine, potrai vedere la tua posta elettronica direttamente dal tuo pc, senza dover aprire ogni volta il browser.
Ovviamente se il tuo pc non è connesso ad internet, non potrai né visualizzare né inviare email.

Hai bisogno di un Webmaster che ti supporti per la configurazione della tua posta elettronica o per attività di email marketing? Contattami nel form in fondo alla pagina.

Che cos’è un Server di posta elettronica

Un Server di posta elettronica (o MTA – mail transfer agent ) è un programma che si occupa della ricezione e smistamento di messaggi (di posta elettronica) da un computer all’altro. Si contrappone al client di posta (MUA – mail user agent) presente, invece, sulla macchina dell’utente finale.

Che cosa sono i protocolli POP3, IMAP e SMTP?

Come anticipato precedentemente, per poter visualizzare la posta elettronica tramite un client, hai bisogno di configurare il server di posta in entrata (tramite i protocolli POP3 e IMAP) e il server di posta in uscita (tramite il protocollo SMTP).

Di seguito ti fornirò una spiegazione del significato di tali protocolli.

• POP3: Post Office Protocol, è un protocollo di accesso alla posta, utilizzata da un’applicazione del cliente per esaminare i messaggi inviati dall’operatore. Tale protocollo supporta semplici necessità di download e cancellazione dei messaggi. POP3 ti consente di scaricare messaggi di posta elettronica sul tuo PC e di leggerli in ogni caso anche quando sei disconnesso. Tale protocollo usa 2 porte per la connessione al server: la 110 (per connessioni non crittografate) e la 995 (per connessioni crittografate, che usano SSL o TLS).

• IMAP: Internet Message Access Protocol, è un protocollo email utilizzato per l’accesso alla posta elettronica su un server web remoto da un client locale. Mentre il protocollo POP3 rende accessibile la tua email solamente da un’applicazione, IMAP permette l’accesso simultaneo da parte di più client. IMAP è quindi più adatto se hai intenzione di accedere alla tua casella email da posizioni diverse o se i tuoi messaggi vengono gestiti da più utenti. Tale protocollo usa 2 porte  per la connessione al server: la 143 ( per connessioni non crittografate) e la 993 (per connessioni crittografate, che usano SSL o TLS).

• SMTP: Simple Mail Transfer Protocol, è il protocollo standard per l’invio di email attraverso Internet. Può essere configurato con 3 porte ( in base al servizio offerto dal Service provider): la 25 (per connessioni non crittografate), la 465 (per connessioni crittografate che usano SSL) e la 587 (per connessioni crittografate che usano TLS).

Necessiti di un Postmaster che ti supporti nell’amministrazione di Server di posta elettronica?

Come configurare WordPress in modo che usi server SMTP esterni

Se avete problemi con l’invio e la ricezione di email dal vostro sito WordPress, l’utilizzo di un server SMTP gratuito può offrire una migliore affidabilità e invio a costo zero.
Per impostazione predefinita, WordPress cerca di inviare email transazionali (email automatizzate del vostro sito come, ad esempio, il reset delle password, email di conferma. Etc..) tramite script PHP (Hypertext Preprocessor, preprocessore di ipertesti), il che comporta diversi problemi.
Le soluzioni da adottare con il vostro sito WordPress sono 2: con la configurazione email di un plugin o inserendo un piccolo codice all’interno del file functions.php ( il metodo che preferisco).

WordPress: lista plugins per utilizzare server SMTP esterni

Non mi soffermerò nella configurazione email, ma elencherò i plugins che, a mio parere, sono i migliori e i più semplici per utilizzare server SMTP esterni:

1. WP Mail SMTP;
2. Easy WP SMTP;
3. Mail Bank SMTP;
4. Mailjet;
5. Gmail SMTP;

WordPress: utilizzare server SMTP senza plugin

È il metodo che preferisco perché non c’è bisogno di installare ulteriori plugin ma copiare e incollare questo semplice script dentro il file functions.php, dopo aver creato la cartella child del proprio tema.

add_action( ‘phpmailer_init’, ‘send_smtp_email’ );
function send_smtp_email( $phpmailer ) {
$phpmailer->isSMTP();
$phpmailer->Host = ‘nome host che funge da server SMTP’;
$phpmailer->SMTPAuth = false (non c’è bisogno di inserire la password) o true (bisogna inserire la password);
$phpmailer->Port = 587 (TLS) o 465 (SSL);
$phpmailer->Username = ‘la tua username, generalmente la tua email’;
$phpmailer->Password = ‘la tua password se SMTPAuth = true; altrimenti cancellare questo campo’;
$phpmailer->SMTPSecure = ‘tls o ssl’;
$phpmailer->From = ‘Indirizzo mittente’;
$phpmailer->FromName = ‘Nome del mittente’;
}

Necessiti di assistenza per il tuo sito WordPress? Sei nel posto giusto!

Come configurare il proprio dominio per poter inviare e ricevere email

Come descritto nei paragrafi precedenti, si ha la possibilità di usare servizi di posta elettronica gratuiti e quelli a pagamento che ti permettono di utilizzare il proprio dominio (es: [email protected]).
Perché utilizzare un servizio a pagamento quando sono disponibili quelli gratuiti? Per essere più professionale e far conoscere la propria identità.
Per poter utilizzare servizi di posta elettronica a pagamento, i Service Provider richiedono di aggiungere diversi parametri (record) nella propria zona DNS: SPF, DKIM e DMARC.

Che cosa sono i record SPF, DKIM e DMARC

Sono parametri che ti permettono di autenticare il proprio dominio per inviare  posta elettronica con lo scopo di non finire in qualche blacklist o nello Spam.

SPF: acronimo di Sender Policy Framework,  è un sistema di approvazione della posta elettronica progettato per  identificare tentativi di email spoofing. Il sistema offre uno strumento che permette di riconoscere gli host autorizzati ad inviare messaggi da quel dominio, permettendo ad un client di verificarne la legittimità. L’elenco degli host autorizzati a inviare e-mail per un dato dominio è configurata nella zona DNS come record TXT.

DKIM: acronimo di Domain Keys Identified Mail, è un metodo di autenticazione delle email, realizzato per prevenire lo spoofing.

Il DKIM consente a un dominio di associare il proprio nome a un’email mediante l’apposizione di una firma digitale. La verifica viene eseguita utilizzando la chiave pubblica del firmatario inserita nella zona DNS. Le firme DKIM non sono visibili agli utenti poiché sono apposte o verificate dai Service Provider.

DMARC:  acronimo di Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance, è un complesso sistema di validazione dei messaggi di posta elettronica. Anch’esso è stato sviluppato per contrastare l’email spoofing.

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E-mail marketing

L’email marketing è un tipo di attività pubblicitaria o informativa in cui invii un messaggio di posta elettronica aziendale ai tuoi contatti che hanno espresso il consenso a ricevere la tua corrispondenza email.

L’e-mail marketing viene utilizzata per istruire, promuovere accordi e costruire una rete attorno alla tua immagine, per inviare pubblicità e fare  affari.

I sistemi di presentazione delle e-mail di solito cercano di raggiungere almeno uno dei tre obiettivi essenziali, per costruire fermezza, fiducia o consapevolezza del marchio.

Il termine generalmente allude all’invio di messaggi di posta elettronica per migliorare la relazione con un fornitore, un cliente attuale o passato.

Tipi di email marketing

L’email marketing può essere effettuato attraverso diversi tipi di email:

• Email transazionali: le e-mail transazionali hanno lo scopo principale di facilitare, completare o confermare una transazione commerciale che il destinatario ha precedentemente accettato. I messaggi transazionali attivati ​​includono messaggi del carrello abbandonati, e-mail di reimpostazione della password, e-mail di conferma di acquisto o ordine, e-mail di stato dell’ordine, e-mail di riordino e ricevute e-mail. Lo scopo principale di un’e-mail transazionale è trasmettere informazioni sull’azione che l’ha attivata. Grazie ai loro alti tassi di apertura, le e-mail transazionali sono un’opportunità per introdurre o estendere le relazioni con i clienti. Sono molto valide con gli abbonati, per anticipare e rispondere alle domande, per cross-sell o up-sell di prodotti o servizi.

• Email dirette: l’email diretta ha lo scopo di comunicare un messaggio promozionale (ad esempio, un’offerta speciale o un catalogo di prodotti). Le aziende di solito raccolgono un elenco di indirizzi e-mail di clienti o potenziali clienti a cui inviare messaggi promozionali diretti. In alternativa è possibile acquistare un elenco di indirizzi e-mail da società di servizi.

Software per fare email marketing

Nel web puoi trovare diversi servizi che ti permettono di fare email marketing, iscrivendoti a piani gratuiti con funzioni limitate o a piani a pagamento estendendo le proprie funzioni ( creazione di liste illimitate, contatti illimitati, numero di invii giornalieri aumentati, etc..)

Di seguito ti elenco i brand più famosi che a mio parere sono molto vantaggiosi per i servizi che offrono:

• Mailchimp: Uno dei software di email marketing più conosciuti. Con il piano garantisce l’invio di 12.000 email al mese per un massimo di 2.000 abbonati;
• Sendinblue: il sistema è basato su un facile utilizzo che permette di fare esperienza nel marketing. La funzione drag & drop e i contenuti travolgenti fanno sì che il sistema sia facilmente gestibile e accessibile davvero a tutti. Il piano gratuito prevede un numero illimitato di contatti ma permette di inviare solo 300 email al giorno;
• Active campaign: Estremamente versatile, questa piattaforma offre le automazioni del follow up (email automatiche per coinvolgere l’utente a seguire un funnel ben definito). Puoi personalizzare il follow up in base ai comportamenti dell’utente, configurando molteplici scenari di risposta in base alle diverse reazioni prevedibili. Il sistema ha solo 14 giorni di prova e un costo mensile a partire da €9 per 500 contatti.